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「项目管理」项目经理开会指南(高效版)















项目经理的日常:

准备开会、开会、检查还要开几个会

在应接不暇的会议中,

如何才能做到高效开会

避免口干舌燥地瞎忙呢?

请往下看~


开会前明确两件事

1



一是我们为什么要开会,二是哪些人需要去参会。


其实很多时候会议效率低下,主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着突然就被叫去开会了,然后听的稀里糊涂开始犯困,最后布置了一个觉得很头疼的任务就出了会议室了。



所以建议我们在开会前,先要明确为什么要开会,我们要解决什么问题。如果这个问题明确了,那么,相信我们的会议效率会大大提升。


然后确定参会人员。哪些人需要去参会?网上有段子调侃说:“人多的会议不重要,重要的会议人不多”,仔细想想,也不无几分道理。


开会一般是为了解决一个团体共同问题的,它不应该提倡各位与会人员即时对某个问题提出看法,应该是最开始的时候就已经针对脑子里成形的想法各抒己见,按照问题的核心找出最佳解决办法。这需要团体共同参会共同完成。这也是头脑风暴式的会议更应该提倡的。


如何开会

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01
不开扯淡的会


开会是解决问题的,不是听你来唠叨的,让那些假大空的话见鬼去吧!有重点,有干货,这才是王道。


有些领导喜欢唠叨,有些调皮的小朋友称之为“洗脑”,殊不知,任你唾沫星子满天飞,参会的小伙伴已经习惯了,左耳朵进右耳多出,久而久之,开会倦怠感已经肆虐。这称之为扯淡的会。



最有名的例子就是万达的会议制度,扯淡的会,万达从来不开。一家企业要来万达全面取经,涉及到管理、财务、人力、管控、信息化、纪检、企业文化等,万达每个板块的一把手每人讲述一刻钟,每人10张PPT,效率之高、干货之干,令那家企业高管们惊叹不已。


02
要视内容,轻形式


有些公司在开会的时候PPT百花竞艳,为了PPT煞费苦心。为解决一个问题,追根溯源,有原因,有背景,有问题,有展望,特效效果也做的异常绚烂,结果头重脚轻,主题内容却表达不清不楚。


其实PPT的华丽与否不是决定性因素,它虽然可以为你的会议加分,但抛去这些华丽的外衣,直奔主题才是精华。


03
开完会,怎么落实?


这就要说到执行力了。个人是不存在执行力的,个人只有能力水平的高低,只有团队才有执行力。有一种团队,执行力最高,言出必行,令行禁止—–军队。


公司也是一样,越大的团队,越大的公司,更容易有非常大的沟通成本,导致决策低下,执行力差强人意。这就需要我们把任务分隔为各个小单元,责任到人,完不成就受相应处罚,没有情面可讲。




高效开会十大原则

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有管理者总结了高效开会的十大原则,供大家参考:


1、凡是会议,必先准备:时间、地点、人员、物料、议程、通知。

2、凡是会议,必先训练:头脑风暴的会议如何开?发布性的会议如何开?

3、凡是会议,必有纪律:迟到、早退、中途退场、玩手机、会议时长、发言时长,怎么处理?

4、凡是会议,必有主题:主题越单一,越明确越好。最好不超过3个。

5、凡是主题,必有议程:会议具体的流程是什么?第一步、第二步、第三步。

6、凡是议程,必有决议:不能议而不决,开完一次会议得出了什么结果?

7、凡是决议,必有追踪:决议如何落地?如何执行?怎么执行?

8、凡是追踪,必有结果:谁的责任?进度怎么样?结果如何?

9、凡是责任,必有奖惩:赏罚分明,赏罚并重,不能只奖不罚或是只罚不奖。

10、凡是奖惩,必须公开:公开、公正、透明、不用顾忌不必要的颜面。


以上,

你get了吗?


希望每位项目经理都能早点散会,

早点回家~



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