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「项目管理」项目阶段与项目管理过程组

项目生命周期,指的是项目的阶段和阶段之间的关系。那么,项目为什么要分成阶段呢?
试想一下,一个新产品开发的项目没有分成任何的阶段,等到产品开发出来,再向高层汇报产品,这时候都变成沉没成本了,及时想要做调整也很难了。产品或者成功或者失败,就像买彩票开奖一样。为了避免这种情况的出现,一个项目就需要分成阶段,每一个阶段做完,都需要过一个关口,也叫关口审查,通过关口审查来降低项目和产品失败的风险。通常项目的阶段会分为开始项目,组织和准备,执行,结束项目,不同的公司对于阶段的名称叫法会不一样,比如可行性分析,商业论证,概念设计,产品原型,或者也有叫T0, T1, T2, 还有的公司直接用数字表示,PM120, PM125, PM130等等。在阶段结束的时候,会产生可交付成果,也会产生相关的文档,通常的做法是公司会有一个check list,项目经理需要自己检查check list的完成情况,评估并向某个委员会或者某个重要的大大汇报情况,决定是否继续项目。
在PMI看来,在每一个阶段,都需要经历项目管理的5大过程组。无论是T0阶段还是概念设计阶段项目,都需要经历启动,规划,执行,监控,收尾。尤其是收尾,我们要注意,收尾过程在PMBOK中的名字是结束项目或者阶段
1. 启动过程组:定义一个新项目或现有项目的一个新阶段,授权开始该项目或阶段的一组过程。
2. 规划过程组:明确项目范围,优化目标,为实现目标制定行动方案的一组过程。
3. 执行过程组:完成项目管理计划中确定的工作,以满足项目要求的一组过程。
4. 监控过程组:跟踪、审查和调整项目进展与绩效,识别必要的计划变更并启动相应变更的一组过程。
5. 收尾过程组正式完成或结束项目、阶段或合同所执行的过程。
这5个过程之间的关系是什么样的呢?在树上标准部分有一张图,如下:

启动过程组启动项目,项目经理获得章程之后,就进入规划过程组,初步规划形成基准,然后进入执行,在执行的过程中再一次对详细的任务进行规划,执行工作的开展项目经理负责各种接口,也就是说,项目经理这时候要做的事情是监控整个执行工作的进展,并且要确认范围和质量,为了收尾做准备,等到所有的可交付成果都被验收,团队认为工作已经完成了,就可以进入收尾过程。监控过程还起到整合所有过程的作用。
说完了过程组,接下来看知识领域,对于10大知识领域来说,他们和5大过程组每一个过程都会有关联,或者说每一个过程组都会体现10大知识领域,P25的图翻开就会发现一个问题,收尾过程组只有一个过程啊,如何体现10大知识领域呢?
收尾过程组的4.7是结束项目或者阶段。属于整合知识领域的内容。在这个过程,会把其他的知识领域的内容全部整合进来,尤其是PMBOK强调的首位过程的经验教训总结的过程。
再继续问你一个问题,一共有几个知识领域?
你心理肯定嘀咕,这不是废话么,书上写着呢,10个。当我问你这个问题的时候,实际上想要强调一件事情,知识领域和知识领域在项目管理中的重要性程度是不同的,所以我想要的答案是9+1。从这里体现整合知识领域的重要性。
整合可以在知识领域的层面进行整合,也可以在过程层面执行整合,因为项目管理被看作为实现项目目标而采取的一系列过程和活动。
1. 有些过程可能只发生一次,但很多过程在整个项目期间会相互重叠并重复发生多次。在项目期间,人们应该在项目管理过程组及其过程的指导下,恰当地应用项目管理知识和技能。需要迭代地应用项目管理过程。
2. 在整个项目期间实施整体变更控制过程是为了整合变更请求。
3. 项目管理的整合性要求监控过程组与其他所有过程组相互作用。项目管理的五个过程组,通过监控过程来整合。它们之间具有前后依赖关系,具有时间上的重叠,它们之间是一种信息收集、处理和传递的关系。也就是说“一个过程的输出一般会成为另一个过程的输入”。监控过程随其他过程组的过程同时进行。
对于项目经理来说,重要的是把这些过程做整合,让项目顺利进展。
【真题举例】
例题:一个开发人员被传召履行一段长时间的陪审义务。项目经理要求人力资源经理安排替代人员。得知聘用将需要花两周时间后,项目经理重订项目基准。项目经理应用的是哪个过程组?
A.启动过程组
B.监控过程组
C.规划过程组
D.执行过程组
《例题解析》
答案C.
题干显示是规划过程组的管理活动。各项目管理过程都被归入其大多数相关活动所在的那个过程组。例如,一个过程通常发生在规划阶段,那就把这个过程放入“规划过程组”。即使这个过程被执行过程组中的过程或活动更新,那也不把它看做“执行过程组”中的一个新过程,而仍旧是“规划过程组”中的过程或活动。
【举一反三】
1.在制定项目管理计划后,项目经理安排了一次与关键干系人的会议。这将完成项目的哪一部分?
A.评估
B.规划
C.启动
D.执行
2. 某项目在完工前一个月终止。项目经理调查了提前终止的原因。项目目前处在下列哪个过程?
A.启动
B.收尾
C.监控
D.计划
3.一个最近实施项目的客户要求项目经理调查导致业务中断和损失的实施后问题,项目经理向客户解释该请求必须转给运营团队,以为项目已正式验收。客户不同意并投诉这种情况。为结束讨论,项目经理应进行下列哪一项?
A.要求项目团队评估根本原因,纠正问题并记录经验教训
B.审查收尾文件,将其提交给客户,并让运营代表加入继续问题解决过程
C.将客户的投诉上报给项目发起人,分配资源解决该问题
D.审查风险管理计划,确定是否提前识别和规划该问题
4. 正项目阶段的哪个时点,验证先前的假设和评估风险的机会最合适?
A.阶段的收尾
B.阶段在任何时点
C.项目生命周期的收尾
D.阶段的开始
5. 项目管理的一个很重要的概念就是在主要的项目阶段结束之际举行评审,这种评审的名称不包括哪一个?
A. 阶段出口
B. 标杆对照
C. 阶段关卡
D. 关键决策点
《解析》
1. 答案B.
制定项目管理计划属于规划过程,题干提示还需要得到该计划的正式批准和准备召开启动会议。
2. 答案B.
如果项目在完工前提前终止,则需要在正式的收尾文件中说明项目终止的原因,并规定正式程序,把该项目已完成和未完成的可交付成果移交他人。
3.答案B.
按照正常的收尾流程进行,移交的可交付成果出现的问题需要运营团队跟踪并解决。
4.答案D.
有些组织已经为所有项目制定了标准化结构,涉及项目治理的概念,项目治理是一种符合组织治理模式的项目监管职能,覆盖整个项目生命周期。项目治理框架中包括包括阶段关口或阶段审查流程。例如:每个阶段都要有正式启动,指明该阶段准许什么,可交付成果验收标准;由管理层来审查和决定能否开始某阶段的活动;每个阶段的起点也是一个重新验证先前的假设和评估风险的机会。本题的选择A是指阶段的结束可作为阶段交付成果的工作产品的转移或者移交。阶段结束点是重新评估项目活动,并变更或终止项目的时点,在很多情况下,阶段收尾需要得到某种形式的批准,阶段才算结束。
5、解析:选BPMBOK  P21题干所述的别名包括阶段关口、阶段出口、阶段关卡、阶段门、阶段审查、里程碑、关键决策点。


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