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「项目管理」在项目进行时,有些项目经理为什么会感觉到无能为力呢?

无能为力的定义是缺少行动的权力或能力。在项目管理中,项目经理和团队可能觉得他们自己处在无能为力的境地,不能让项目按照目标要求的方式来进行。



1

理    解



无能为力导致行动能力的退化。无能为力经常会演变为不能有效地运用可用的权力或影响力。改错误将导致任凭时间流逝,问题发生,却不采取行动。


项目经理和团队领导者有时能从他人提供的可选方案中受益,而这些可选方案他们之前可能从未考虑过。然而,并不是所有的项目经理都愿意接受或采取与自己想法不同的观点。


2

案例分析


我被邀请去支持一个项目,项目经理和团队努力工作了数月以让他们的客户满意。遗憾的是,他们工作越努力,投入的时间越多,越感觉对项目交付物、目标和结果的控制力越少。无论他们做什么,似乎都没有任何积极的结果。在客户感觉到项目失控后,项目最终取消——项目团队失去了客户的信任。为该问题付出的代价包括项目经理被免职,对目标、目的、产品和项目能力的重新审核,长达6个月之久的挽救项目的努力宣告失败,失去合同。


从该案例中吸取的重要教训是:重视和客户保持紧密联系,觉察到问题后立即采取措施。


3

危险信号


无能为力的危险信号包括:

①不能就需求优先级达成一致。

②缺少让项目朝预期方向发展的明确指导。

③不能及时做出决策。

④没能主动地解决客户和干系人共同担心的问题。

⑤无效的沟通妨碍了项目团队小组达成共识。

⑥没有向客户提供信息。

⑦缺乏质量控制。

⑧方法不断改变,没有坚定的目标。

⑨太多不协调的措施,不能相互结合、彼此支持。

⑩为改变而改变。

⑪缺少明确定义的项目方法和方法论。

⑫事倍功半。

⑬意外。

⑭缺少完成工作的技能和知识。

⑮错误方法的运用。


4

解决办法


项目经理必须把客户的真正需求和目标放在首位,即使有时需要帮助客户弄清楚这些需求和目标是什么。如果项目目标没有以满足所有干系人需求的方式来定义,第一步应该与干系人就能真正满足其需求的交付物和性能方面达成一致。完成这一任务的有效机制是举行一场由所有关键干系人代表参加的“需求研讨会”。一位有经验的项目经理能帮助干系人定义项目任务和目标,并就此达成一致。首先要投入时间和精力来确定项目任务和范围,其次要确定优先级,确保项目工作能首先满足最重要的需求。


另一个解决办法是让客户和干系人参与项目的执行。举行项目团队和干系人代表例会,分享信息,并确保干系人认可正在开展的工作。


请求外部审核是另一个解决办法。通过目标评估形成建议和意见,给团队注入信心,使项目经理和团队重新振作。


通过培训来提高技能、知识和技术也是有益的。


项目经理在开始感觉无能为力时迅速采取行动是至关重要的——问题解决得越早越好。项目经理的经理、其他项目经理和资源可提供帮助。


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处理无能为力的技巧


①设定可行的、明确定义的目标和目的。

②开展项目工作前了解客户真正的需求。起草一份项目任务和范围文件。举行需求研讨会,确立优先级。

③针对项目中确实发生的情况,保持与客户干系人良好的沟通。

④让项目团队参与重大的决策,倾听建议并及时采取措施。

⑤确保项目团队成员受过相关培训并由经验。

⑥促进团队协作、互相支持。

⑦在与他人打交道和开展项目工作时不能忽视项目目标。

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