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「项目管理」项目经理不得不掌握的沟通技巧

每个人表达的方式不一样,有的善谈,有的善听,有的善行。善于交谈不等于有效沟通,对于个人、企业和社会来说,评价有效沟通的标准应该取决具体的沟通是否有利于问题的解决;是否对人的发展及企业和社会有贡献。而沟通的目的和意义,对于企业和个人来说,他认为最终目的就是为了解决问题,通过解决问题做好企业和社会中的事。

而就项目成员来讲,大多数成员不是很善于言谈,因为大多数人基本上和电脑相处的时间比较多,而与人沟通技巧上相对缺乏。然而项目管理中沟通却非常重要,既有项目成员之间的沟通,上下级之间的沟通,还有Team之间的沟通,以及和老外的沟通问题。如果沟通不畅,就会导致需求的误解,目标的偏移,项目的delay或失败,甚至更严重的导致人员的离职,因此在团队和项目管理中值得我们引起足够重视。
 沟通并不是随便找人说说话而已,它存在一个基本问题,也就是心态。一个人一旦自私、自我、自大起来,是很难与别人沟通的。以下几种心态的人都是很难沟通的:

  •   自私:关心只在五伦以内,没有关心帮助他人之心


  •   自我:别人的问题与我无关,不要多管闲事


  •   自大:我的想法就是答案,我的解决方法就是最好的


 沟通其实很简单,其基本原理就是关心。例如,注意他人的状况与难处;注意他人的需求与不便,注意他人的痛苦与问题,设身处地的关心别人。项目经理可以经常进行走动管理,而不是整天开会或者坐在电脑前看文件打电话,通过走动来深入到项目成员的具体行动之中,检查员工是否按项目方向去做,及时发现问题和困难,并串联所有团队成员和资源,保证项目进度。关心还能实现沟通的另外一个重要目的,那就是表达情感,实现团队的融洽。


  在沟通中,还要有主动性。如果只是一味等待,那就错过了最好的时间。沟通是相互的,但只有一方主动,才能更好的解决问题。例如,项目经理可以在团队成员提要求之前主动的关心他的困难并进行支援,团队成员可以主动的反馈当前的状况。在沟通中还要注意语言的运用,要准确,简练,找准词语切入点。要善于运用自己的幽默和才智,巧妙的转化资源优势。如果是国外项目,还应注意文化背景和角色背景,尽量不要耍弄专业术语,而是使用对方熟悉的语言和词汇简明的进行阐述,这样才能达到沟通的效果。
 项目经理向项目成员布置任务应当要清楚,有的时候你以为你讲清楚了,其实别人根本没有听明白;为了预防这种情况你就要事后盯牢手下,有没有按照你的意思去做,采用例如“走动管理”的方法。
  沟通的个人障碍:
  地位差异。例如,有上往下沟通比较容易,有下往上沟通比较有障碍,领导应该要知道这一点并进行克服。
  来源的可信度。沟通中如果经常引用不可信的未经证实的东西为降低沟通可信度,从而达不到沟通的效果,因此做领导的一定要言出必行。
  个人偏见
  过去的经验。有的人特别是领导自恃经验丰富,居高临下和别人进行沟通,有时候就往往影响沟通效果。其实即使你2018年的经验拿到2020年也不一定管用,更何况是2010年的呢?
  情绪的干扰。领导者特别要控制自己的情绪和脾气,就是要有高的情商。否则往往严重影响沟通的效果,甚至做出令人懊悔的举动。
  项目经理在沟通中还需要主要对下和对上的沟通,这个十分重要,有以下重要建议供项目经理参考:
 向下沟通建议:
  要了解状况和瓶颈。对不懂的和不了解的东西一定要做足功课,最好有实际经验,才能对项目成员讲出问题的关键和瓶颈;否则会被团队成员认为是外行。
  提供方法和建议,紧盯过程。对自己熟悉和有经验的领域要给新手提供经验和指导,中间要紧盯过程,防止事情出现偏差。
  作为项目经理要善于倾听,要能够接纳别人的意见,而不是经验主义和个人主义。因为以前的经验不一定在现在适用,而且多给团队成员尝试的机会。
  开会沟通要注意效率,不要形式化,开会扯的很远变成聊天会。与会人员要预先准备,注意效率,控制时间,控制与会人员的数量;大领导尽量少发言,尽量最后发言,这样才能让大家畅所欲言,否则大领导一旦定调,后面就是一言堂。
  注意态度和姿态,注意讲话技巧。要关心体恤团队成员的难处,而不是给团队成员压力。给成员压力和情绪化都无助于解决问题。
  往上沟通建议:
  在和领导沟通前一定要预先有答案和解决方法,而且一定要有两个以上的答案,自己已经有想法了。尽量不要给领导出问答题,而是出选择题。
  对各个答案和对策一定要有优劣对比和可能的后果风险评估。
  和领导沟通不一定非要在领导办公室或会议室。只要有机会,任何时间地点都可以和领导沟通。
  和领导沟通尽量简化语言和重点。


  如何做才能主动让领导了解你?
  1. 自动报告你的工作进度和当前状况。让上司知道,而不是等他来问你。让上司知道你现在在干啥,这一点非常重要。
  2. 对上司的询问,有问必答,让上司放心。
  3. 充实自己,努力学习,跟上上司的境界和步伐,学会上司的语言,才能了解上司,体察上意,知道上司在烦恼什么,替上司分忧,让上司轻松。
  4. 不忙的时候主动帮助别人,而不是独善其身。帮助别人就是帮助自己,而且能学到更多的东西,何乐不为呢?
  5. 毫无怨言的接受上司布置给你的任务,让上司圆满。有时候上司也有难处,这种任务你如果能毫无怨言的接下来,事后必有回报。所以无论什么时候,一定要毫无怨言的接受上司布置给你的任务,不要做扶不起的阿斗。
  6. 对自己的业务和工作主动提出改善计划。
  最后一段我想不仅对于项目经理,而对任何人都非常有用,因为无论你现在处于什么位置,上面总有领导管着你。有的人喜欢抱怨自己如何的人才被埋没,其实很多时候还是应该多从自身找原因。抱怨领导不了解你,领导凭什么要主动来了解你呢?不是领导不了解你的才能,而是你应当主动让领导了解你的才能,做的让领导了解和喜欢,如果上面六点你真正做到了,你不让上司喜欢都难。这就回到了沟通的关键:主动沟通,积极沟通。
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