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「项目管理」项目无休止的加班怎么破?

项目经理在实际项目交付中,经常需要面对超负荷的工作、无休无止的加班才能完成每天的工作任务,真不知道这种局面什么时候才是个头儿。


项目经理不想被其他人说自己工作量“不饱满”,所以试着想要做得更多、更快,这样才能让相关方满意。


这样做的结果是,任务和邮件堆积如山,项目经理没有足够的时间和相关方进行正常的沟通及规划项目。在项目实施过程中,项目经理总是在不断地救火,最终项目的结局可想而知。


如果你恰好也遇到这些情况,请试试下面这些招数,说不定可以扭转你当前的局面。如果你想要达成不加班的效果,需要自身努力做出改变,首先需要反省一下自己的工作模式,甚至自己的一些根深蒂固的观念。



该“求救”时就“求救”


导致项目经理过度工作的原因之一,是自己认为寻求帮助是一个弱者的表现,或担心被别人认为是一个无能的人,甚至担心别人认为自己是在推脱工作或者不敢承担责任。


如果你也这样想,那就错了!如果作为项目经理的你承担太多的工作,不仅会让自己陷进去,而且对你的客户而言,超负荷的工作意味着你将无法尽最大的努力去应对当前的项目。


优秀的项目经理会找到每个项目的重点,然后集中进行处理,最后得到想要的结果。与其担心把寻求帮助当成自己的弱点,不如理解成寻求帮助是为让自己及自己的项目成功,该“求救”时就“求救”


“帮助”可以有多种形式,项目经理可以向你的老板征求意见和想法,看还有哪些资源可以利用。如果你不知道如何向前迈进,那就请你的老板或领导引导你,并提供支持,这是他们应该做的工作。



考虑优先级


打破不停地在项目上救火的恶性循环,项目经理需要考虑事情的轻重缓急,关键是保证每天处理一个重要的任务,并确保按进度完成。


最好的方法是每天早上留出90分钟来做一些扎实的工作,不要利用这个时间来回复电子邮件和处理一些小的项目工作。


这些重要的工作才是项目经理需要重点关注的,比如处理商务问题、制订未来的发展计划、审查项目风险,或看看你的项目进展如何,或去完成你一直认为较为困难而始终没有去做的事情。


想象一下,当你的头脑始终在这90分钟内保持清醒和警觉时,你是如何快速提升你的效率并获得你想要的结果的。



授权委托


授权委托是另一种重要的方式,可以用来扭转项目经理经常加班的局面,减轻项目经理的工作量。在PRINCE2项目管理中的项目的四大管理步骤,其中就包括授权可以成立一个项目管理委员会或授权给现有的团队成员;作为项目经理,可以将工作授权给他人完成,可能是你的下属,也可能是你其他的合作相关方,这种方式立竿见影,能让你专注于项目的最重要事务。


管好项目的唯一途径就是授权委托,如果做得正确,它会不断地让你的团队成员参与进来,团队成员可以帮助你完成一些低级别的任务,如时间审批表、财务跟踪、周报,甚至管理工作流程。


授权委托是一项重要的工作,但不是必不可少、必须要做的。如果需要增加额外的人力资源,你需要向你的领导求助,这样会体现你更大的价值。


当你开始授权委托时,请恰当使用80/20原则,了解你的最高价值任务是什么,即哪些20%的活动能达成项目80%的结果,你只需要关注这20%的活动,然后考虑如何授权委托剩下的80%的活动。



做好协调


许多项目经理不授权委托,是因为他们觉得已经没有人可以委托,或者是因为他们内心深处认为,他们必须知道自己做的这一切。


协作是让团队共同努力和提升责任分担意识的好方法。所有的事情都自己去做,会让项目经理筋疲力竭、效率低下并与你的团队脱节。


所以,项目经理要考虑如何做好协调,并灵活地应用项目管理工具让你的团队相互协作,并在项目执行过程中,协调团队成员分担相应的责任。



分享问题


最后,建议项目经理找一个可以经常交谈的人并与之分享,使你不至于无法承受工作的压力而导致项目失败。


如果不喜欢你的领导,那么可以找一个值得信赖的同事或导师;如果你想更加深入去解决问题,那么可以找一个专业的教练来支持你。


不管你做什么,不要忽略分享,这是能够让你重新找到优势来掌控项目的机会。只要你做到这几点,就不会再无休止地加班。


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