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「项目管理」建立项目工作节奏之华为时间管理大法

建立项目工作节奏之华为时间管理大法

让你成为 项目管理精英 




    工作也有节奏?是的。如果没有个人的工作节奏,在工作中总是被中断或者打扰,你每天的有效工作时间会被严重压缩,最终导致你的项目任务无法及时完成。那么如何确定一个适合自己的工作节奏呢?大家可以参考一下华为的做法。


    工作任务的落实要依循自己特有的韵律,有条不紊地开展。如果在工作过程中受到外界的打扰,工作效率自然也会受到严重的影响。

日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会受到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50~60次。平均每次打扰持续大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约占总工作时间的50%。其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时,人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时”根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作算,这占了工作时间的68.7%。

可见,打扰的确是时间的第一大,也是工作效率低下的重要原因。因此,项目经理想要让项目工作如期完成,有责任帮助项目成员掌握一些方法来保持比较和谐的工作韵律,减少外界的干扰。不过,项目经理首先要让项目成员确认自己的工作是否有韵律感。



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华为研发小组组长李华生的做法

下面,我们来看华为某研发小组组长李华生(化名)是如何确认自己的工作韵律的。

李华生在时间安排表上加入了3列内容,标注自己未完成工作的原因是否是因为被打扰。他通过对日常工作计划落实情况的考核,明确自己在工作中被打扰的时间长度和原因。

李华生找出最常被打扰的时间段,并回忆了当时同事打扰他的理由。从表上来看,他在上午9时到10时之间被打扰的原因是任务咨询,14时到15时30分之间被打扰的原因是请求帮助。由于被打扰,李华生全天都在紧锣密鼓地工作,但完成任务的总时间仍然延长了1小时20分钟。

李华生以全天的工作计划与实际完成时间为参照,比较全天被打扰的次数和每次被打扰的时间长度。如果被打扰的次数超过6次或单次被打扰的时间超过20分钟,工作进度被延迟10%以上,即可判定工作韵律被打乱,根据统计结果,李华生判定自己工作缺少韵律感。

最后,李华生分析了工作韵律被破坏的原因:不喜欢得罪他人、喜欢参与每一件事、习惯于接受他人的咨询、别人经常来咨询意见让自己感到自己很重要、不善于结束他人的来访、喜欢不断地和他人交谈,等等。

李华生经过客观分析,发现自己早已习惯于接受他人的咨询并且在此过程中感受到了自己的重要性。而这个“习惯”却消耗了大量时间,导致其部分工作计划延迟甚至被取消。

   因此,确认自己的工作是否有韵律对建立和谐的工作韵律十分重要,虽然项目成员知道如何来确认工作是否有韵律感,但是办公室的打扰(电话、来访、邮件等)不可避免。很多人意识到了这点,也想出了很多应对打扰的方法,全面出击、消极应付或是视而不见。结果,全面出击的人最终会变得疲劳不堪,消极应对和视而不见的人最终会错失良机或是贻误,那么,什么方法最可取呢?最有效的策略自然是根据自己的实际情况和预期目标,形成更为和谐的工作韵律,并采取各种方法将被打扰的时间缩短,使其负面影响减至最少。


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时间管理培训师的建议

华为在时间管理培训中指出:工作的持续开展才能形成和谐的工作韵律,和谐的工作韵律使每天的工作任务可以完全遵照计划来执行,并在预期时间内完成。为了形成和谐的工作韵律,培训师提出了以下方法。

同类工作任务固定时间完成

首先是将同一类工作任务安排在某个固定时间集中完成。如果A、B两工作任务属于同一类,则可以选在同一个时间段内开展。

华为员工会统计当天的任务完成数据,对于A任务和B任务的数据可以同时加以统计,而这项统计工作可安排在每天工作结束前半小时内进行。

任务一但开始,就不要轻易中断

其次,培训师认为,我们应该在固定的时间内开展同类工作,只要员工开始一项任务,就要持续进行,不要中途停下来又去开展另一项任务。
在华为,员工一旦接受了管理者下达的工作任务,就会一气呵成地完成,而不会断断续续地开展工作。很多员工下班之后仍在加班正是源自这种完成阶段性工作的时间管理理念。

任务执行前明确内容和预期效果

另外,要想有节奏感地工作,就要在工作任务执行前明确任务的内容和预期达成的效果。在任务执行过程中走“直线”,可以减少不必要的工作步骤,直接进行为达成任务目标而操作的环节。而且,明确自己的工作任务才能保证工作方向的正确性,这也是提高时间利用率的最佳技巧之一。

找出和他人合作的工作任务


最后,要划出与他人共同操作的时间。对于可能被人打扰的工作环节,提前划出专门的时间,以确保其他工作任务在执行过程中不会被迫中断或延误。如果某些工作环节中需要得到他人的协助才能完成,就要事前与对方确认合适的时间段,以免打乱了他人的时间韵律。

不过,提高工作时间的利用率,不单要形成自己的工作韵律,而且要持续保持这种工作韵律,使之发展为一种长期状态。



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另外的三种实用方法

在华为,我们看到:除了对工作任务的合理安排外,员工和管理者们还会采用以下3种方法来保持工作韵律。

公示个人忙碌时间,建立工作氛围

首先,公示自己的忙碌时间,建立工作氛围。具体地讲,就是在工作过程中,找出自己最有效的、最为忙碌的工作时间段,并向他人声明:在这个时间段,请勿打扰!如果有自己的秘书,可以由秘书告知来访者:“在这个时间段里(除了**),不接见任何人。”

在华为,虽然科研人员的工作环境已经极为安静,但是一些着力攻坚的科研人员还是会在自己的办公室门上悬挂一个标识牌,表明其正在工作中以请他人不要打扰。

这种方法同时也告诉自己:在这段时间里,必须专心于计划工作以内的事务,不接受任何打扰。这样一来,就建立起了良好的工作氛围。

安排一段可以被打扰的时间


华为人在日常工作中并不是只着眼于保证自己工作任务完成,而忽视了团队合作。对于团队成员出现的难题,也适时地予以帮助。但是,他们又不会因此而打乱自己的工作节奏。所以,管理者或员工往往会安排一段可以被打扰的时间。如果自己是管理者,可以召集全体下属开会,告知什么时间自己可以被打扰:如果自己是普通员工,可以与其他同事协商,确定一个可以彼此打扰的时间段。

快速排除外来干扰

受干扰的时间越长,对工作的影响越大。所以,一旦出现意料之外的干扰,要尽快排除。

项目经理要尽量让项目成员保持和谐的工作韵律,不要轻易地被外界干扰。只有这样,项目成员才能在有效的时间里,保质、保量地实现项目目标。

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