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「项目管理」做好项目的五大难题和五点注意

中国成为世界第二大经济体,发展是硬道理的思想已经深入人心,日益国际化的经济环境也开始让更多的人接触到项目管理,对此,在理论方面的论著已经很多,也值得大家学习,但不是这里讨论的重点。

接下来,笔者将结合自己的一些实践心得,对项目管理谈下自己的看法,作为参考尚且存在不足,欢迎大家讨论。

做项目的“五大难题”



1


忌:计划不明 目标模糊(时间管理)

现象1:某项目开展后,因为上马及时,管理人员忽视前期准备,只对工作做出每月计划和每周计划,但并未细化工作,空有目标。项目开展后,中层管理及执行层面,对阶段目标解读不同,导致最后结果不同。

现象2:项目开动后,未留出一定的“缓冲时间”,整个计划未考虑到不可控制因素的影响,按计划对工作进行安排,几乎排满整个日程,待后期逐渐发现计划有改变时,调整后的计划所用的时间,多于原计划,最终致使项目成员乱了阵脚。

现象3:项目开动后,项目成员未及时了解项目的目的和方法,缺乏对下阶段整体及具体的认知,导致走进“迷茫”阶段,大大影响到项目的进展和有效作业时间;

现象4:项目开动后,对具体工作未做分工,工作重复或者工作无人做,例如在调研访谈期间,最忌讳访谈中谁负责提问、谁负责记录、谁负责整理等等,这些必须在开始就有计划和规范,并将每一步落实到人头上,避免因此小问题导致的大问题。


2


忌:概念繁杂 方法不足(项目内容管理)

现象1、项目开始时,做了大量的培训,对需要做的事情进行了解读,但只是对概念的解读,没有具体详细到如何能得到这些数据,导致各人有各自的看法,最后数据不统一,工作有效率大打折扣;

现象2、项目开展后,工作的工具性不强,导致工作不规范,为了统一,不断调整,造成人员思想的混乱和无序,形成思想的疲劳,降低执行的准确;

现象3、项目进行,工作概念有“兼容现象”,两个相似概念区隔性不强,导致数据收集时,没有明确的概念区分,造成概念的混淆和错乱;

现象4、项目进行,没有对具体工作进行分类和完成工作方法上的甄别,属于没有思路去做一件事,造成项目无效时间增加,最后实践中摸索的方法逐步调整,降低了项目运作的效率。

3


忌:主次不分 考核不明(执行与控制)

现象1、工作内容,没有分类处理;工作中出现的问题,也没有分类处理,眉毛胡子一把抓,那个问题来了就处理那个问题,造成项目失控,有效作业时间降低;

现象2、对于人员考核,没有明确和坚定的标准,管理松散,导致纪律性不强,执行中明显出现偏差和不足,最终导致偏离目标; 


4


忌:各自为政 团队不合(团队人员管理)


现象1、团队管理没有明确的分工,各自为政,没有沟通和交流,各自进度无法共享,问题和方法也无法共同处理;

现象2、开展时没有明确的目标,导致各自理解差异,团队成员思想没有统一,靠强硬的政令和权力的级别推动项目进展,项目由主动推进变成被动执行,执行效果差别很大;

现象3、项目开展后,计划调整没有同步,调整前没有预告其他成员,相互间沟通不及时,对自我工作没有统一的规划和控制系统,造成认知的空挡和误解,削弱团队的积极性; 


5


忌:偏离执行 态度不正(团队人员管理)

现象1、对工作理解不深,追求对自我有利的工作目标和工作地点,在执行中缺乏对工作的整体认知,例如为了兼顾其他个人利益,争取在方便自己的地点工作而不是按工作原则进行分配,最终导致因为其他原因影响工作;

现象2、因为思想没有统一,各自认知偏差,本身对待工作的态度不同,导致工作中间执行偏离,并对偏离后的调整认知不足。

看到这里,其实很多读者会发现,做好一个项目所遇到的困难远远不止这些,如您有这种想法并有更加好的发现,那,笔者在这里恭喜您,引玉之砖没有白抛,这也是自己感到安慰的地方,花费时间在这些文字上,终有收获是自己最大的安慰。

另外,笔者也有个习惯,在指出问题时,也会试图找到问题的症结,并给出一些自己的方法。

那么,做项目需要注意哪些呢?


做项目的“五点注意”



1


注意:目标明确 计划周详

目标明确,做项目过程中,目标明确是指让团队成员时刻知道项目的阶段和目前所处的状态,并且知道下步工作的安排和目标,以免团队工作精力分散处于困顿状态。

计划周详,是指工作的计划应该计划到每周、每月、每季度,并且针对每个阶段的工作进行检查和总结,以更好推进新的工作。其中,对于计划中,竭力避免的是对人员的分工问题,例如在调研阶段,两个或两个以上的小组进行调研,记录、访谈、整理、总结等等,分工必须明确,否则项目的计划性必受影响。  


2


注意:把握进度 明确分工

上面提到项目计划性的时候,提到人员的分工和阶段性的计划和总结,这里也可以总结为进度和分工,进度是在时间维度上的分工,而分工则是对人员组织维度上的分工,使得所有参与进项目的人明确自己的位置,避免工作的重复和无序状态的出现。

通常在项目进程中,有目的和进度,但缺乏监督和检验,或者是缺乏工具和规范,导致进度拖延和滞后,例如在某公司进度有规定,但无检验,导致工作涣散,凝聚力不强,即使后期发现工作方向有偏差,再纠正的时候为时已晚,执行人先前的惰性导致后期的调整出现一定的延滞和态度的不重视,最终表现为无序的状态。  


3


注意:工具操作 统一规范

项目进展中,对于执行人员来说,工具的操作性和规范性是具有指导意义的工作步骤,一旦工具性不强将导致各个执行小组出现不兼容的工作流程及结果,而且将花费更多的整理时间,工具的操作性也是关系到这个环节一个重要的指标。

例如:一个项目,在进展前,开展工作的工具偏离实际,操作性受到一定质疑将导致其他工具的怀疑和不信任,对于开展一个咨询项目来说,这都不利于工作的开展;另外在工具教授的过程中,务必保持工具的一致性和规范性。


4


注意:赏罚分明 结果导向

正所谓“没有规矩不成方圆”,在一个团队工作中,工作的首要原则保证了工作的顺利进行和后续工作不断改进的可能,也使得一个团队始终保持积极性和前进状态的重要保障。

作为现代的员工,特别是经常从事销售的人员,他们有着很深的沟通技巧和处理人际关系的能力,作为基层员工又无法察觉到工作的整体性和规范性,往往导致他们没有相对统一的工作规范,个性张扬,为此必须保证工作顺利进行时的赏罚分明,用激励措施引导员工的工作导向,另一方面,用结构导向保证工作的完全实现,并在完成的过程中不断修正,不断监督保障工作的有效进行。  


5


注意:善于整合 善于发现

项目工作中,有很多事情需要整体的配合,有些事情更需要外界资源的配合,因此善于整合资源将大大加强项目管理的效率,例如对工作内容的整合,很多数据收集不是盲目的,有些需要看公司的报表即可,有些需要到市场上逐步收集,有些需要经过经验人士的分析,不同类型的工作,在整合后会发现,工作量完全可以降低很多;对于工作时间的整合,为了防止后期发生的各种问题,每个工作计划应保持前紧后松,并留出一部分备用时间,以保证所有工作的顺利进行,万无一失;在项目执行阶段,资源的整合尤为重要,广告、渠道、仓储、销售等等所有环节都能把资源整合在一起,异业联盟在广告上,很多做冰箱的厂家做广告时也带上其他品牌的纯净水,而较为经典的是可口可乐与麦当劳、百事可乐与肯德基的联盟,当今网游盛行时,再次出现饮料和网游的联盟,这些都是充分利用整合的效果。

在项目进展中,也有部分需要善于发现,问题的来源不是没有解决办法,如果问题都不能发现,也谈不上解决。

所以,善于发现问题,有时比解决问题更为重要。


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