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「ITIL文章」Help Desk 如何提高软件资产利用率?

定义

软件资产利用率指的是:企业实际使用的软件产品对于所购许可证的百分比。

目标

获得最大化软件投资的ROI(投资回报率)。

1.jpgHelp Desk 如何提高软件资产利用率

分类

由于购买软件许可证是IT部门支出主要部分之一,因此跟踪软件利用率非常重要。但不幸的是,这也是讨论最少的服务台指标之一。为了便于管理,可以将软件分类如下:

· ;类别1 -最需要关注的软件(如参考成本因素、合规性风险、对业务的影响比重)。

· ;类别2-最少关注的软件(免费软件,如Adobe Reader)。

· ;类别3-禁止使用的软件和恶意软件。

2.jpg

跟踪指标

以下服务台指标可用于跟踪软件利用率:

软件使用量与软件总量的比例

此度量标准有助于确定那些没有为组织带来任何价值的软件购买支出。理想情况下,这个比率应接近1,这意味着所有已购买软件都已得到了有效利用,从而确保了购买软件许可证的最大投资回报率。如对于使用率非常低的软件,第一类软件数量很多,这意味着大部分软件资产支出都是闲置软件。

未分配许可证占许可证总数的比例

该指标有助于分析特定软件的许可证使用情况,帮助IT团队提前计划购买许可证。为了获得最大的投资回报率,该比例应尽可能小。高比率可能意味着某些软件应用程序被过度授权,存在没有投资回报率的的闲置投资。

案例:提高软件资产利用率节省一百万美元

一家全球领先的制药公司在软件许可支持费用上节省了约一百万美元。这家制药公司在全球50多个国家/地区提供服务,并使用多种Microsoft产品。而这些软件应用主要是根据Microsoft批量许可协议获得的,但是由于缺乏对这些软件资产的可见性/可视性,以及控制该企业在许可证的购买上,是在不了解业务需求的情况下进行的。

实际上,该公司关于软件资产以及组织实际需要的资产数量和类型是有限的。这个情况增加了组织对于许可过度授权,授权不足以及合规性支出方面的风险。

IT部门首先通过IT服务台的数据进行了简单分析,通过将已安装的Microsoft软件与其持有的Microsoft许可证进行比较,获得了相关基础数据, 同时,IT部门努力理解业务需求,重新设计了Microsoft许可证的采购,例如,在满足业务需求的情况下,将微软Office专业版调整成更便宜的标准版。

此外,该企业还替换了其他几个批量许可证,从而削减了成本,为公司节省了大约100万美元的软件许可证购买费用。

许可证合规率

可能对组织产生成本的另一个重要软件资产管理指标是许可证合规率。保持最大的合规性可以让您的组织免受罚款风险。以下是取得最大合规性的一些技巧:

· 跟踪所有软件安装和许可证购买。

· 将许可证分配给各个软件安装,以查找过时和不合规的软件。

· 为软件购买正确的许可证类型。例如,最好为核心软件购买永久许可证,以避免由于许可证到期而导致合规性问题。

· 对合规性和审计准备情况进行正式的内部评审活动。

通过三步式预审核实现最大合规性

简单的三步式预审核,百分百的许可证合规率将不再是神话。

步骤1:差距分析

· 向特定供应商请求,给您的组织提供所有软件应用程序许可的列表。

· 识别并固定那些企业使用,但不在供应商提供列表中的软件。

第2步:合规性分析

检查每个软件应用程序的软件安装总数与购买的许可证总数,以识别许可过度和许可不足的软件。

步骤3:软件许可优化

利用从步骤1和步骤2获得的所有见解,重新设计您的软件购买需求,以优化合规性并接近或达到100%的许可证合规率。



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