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「项目管理」成功的项目经理5大关键能力

项目经理在项目实施过程中起着关键作用,项目经理的能力是项目成功实施的基础。成功的项目经理的定义不是一成不变的。随着经济和商业因素的改变,项目经理的角色进行调整以适应新的需求,迎接新的挑战。


除了一般的困惑之外,还有一种看法就是,在组织中,不同的人对于项目经理的看法也不同。对于雇主来说,优秀的项目经理应该能够按时,在预算范围内完成项目。而对于项目团队成员来说,优秀的项目经理应该营造并保持一个令人愉悦的日常工作环境 (而不是面临一个又一个的危机)。


有很多文章论述了项目经理所应具备的能力。无论是从高级管理层的角度还是从团队成员的角度来看待项目经理成功的项目经理应该具备五种关键能力:


1、说服领导者支持项目


毫无疑问,项目经理所应具备的最重要的能力就是与他人沟通的能力:无论是与个人,小组还是在众人面前讲话。项目经理必须能够清楚明白地描述最终产品并向相关方面,包括最终用户宣传产品能来的益处。通常这需要项目经理有一对一的说服能力,得到高级发起人、经理、首席财政官(CFO)、项目团队成员及供应商等的信服,以采取具体行动或支持某些新的流程实现未来的目标。没有说服能力,人们就无法确定最终结果,对项目经理的说明产生疑问,用大量的时间进行内部讨论,最后才能做出决策。


2、与团队成员坦诚沟通


成功的项目经理必须具备良好的倾听技巧,表现出专注的神情,对项目团队成员给予赞赏和表彰。在整个项目生命周期中,会不断出现意外情况,导致产品范围,进度计划和成本发生变更,严重影响到项目的成败。项目经理必须积极倾听他人阐述他们所关心的事情。这不仅会赢得团队的尊重,还会在早期了解问题的征兆,防患于未然。在倾听他人的陈述,并于他人沟通时,项目经理应该对个人或团队正在经历的事情表现出关注。这对了解整体环境氛围,重述团队成员的个人忧虑非常重要,这样他们才会了解你会考虑他们所关注的事情。


3、团队组织能力


项目经理所应具备的更为重要的技能之一就是激励他的员工,赞赏和表扬那些完成目标的员工能够最有效地达到激励的效果。人们希望感觉到自己的重要性,如果员工知道自己会在同事面前收到赞赏,他们通常都愿意付出时间,完成任务。


①组建高效的项目小组。组建项目小组是项目开始的第一步,由于信息化项目往往牵扯的部门较多,因此项目小组的组建应考虑多个部门的共同参与,同时将各参与部门的人员分为实施人员和决策人员,并分别组成项目“领导小组”和“实施小组”的两层管理结构。这样,一方面能够让参与部门的各个层面充分了解项目的情况,另一方面可分别让项目的“决策”与“执行”寻找到合适的落脚点。


②规范组织的工作范围。规范项目小组的工作范围,同时确定项目的实施内容,不仅可以有效保证项目组的工作目标明确,而且也是有效控制项目在实施过程中不断被扩展的有效途径。一般来说,项目范围的定义是项目组根据内部需求提出来的框架,这个框架一般会涉及到企业的具体业务,是项目实施过程的指导,并需要在项目执行过程中不断细化,因此要求项目经理具备把控工作范围的能力,否则项目会像滚雪球一样,越滚越大,远远超出项目的时间、成本预算。


③明确项目成员的分工。责任清楚、分工明确是任何一项工作的基础,尤其是像信息化项目这种涉及部门多、业务流程复杂的项目,更需要项目经理对项目组的每一位成员进行明确分工。各司其职,各自对自己所承担的项目工作负责,并促进项目在自己部门的进展,从而使项目进度得以保证。此外,也正是由于项目组成员同时对项目组和部门负责,才能够确保项目在各个部门的实施质量。


④协调各项工作的进度。项目强调各部门之间的协调配合,每一个部门的项目进度出现问题,都会影响到项目的总体进度,因此项目经理除关注项目的总体进度外,仍需协调各部门的项目进度,这样才能使各部门工作衔接流畅,从而步调一致,协同发展。


4、具备一定的业务能力


了解项目中正在应用的技术的项目经理比不了解的项目经理更有优势。在项目管理领域中有很多纯化论者,他们认为优秀的项目经理可以管理一切事务。但是,有很多项目经理无法控制项目的例子,因为他们的技术领导提供了错误的估算或项目落后于进度的错误原因,或购买了不必要的软件。很容易发生这种情况的原因就是项目经理的技术背景薄弱,无法了解区别所在。


这并不意味着项目经理应该是技术专家——但应该具有足够的知识了解并询问技术人员的需求,这样才能正确地估计估算是否合理。了解科学技术并具备扎实的沟通技能使得项目经理能够向非技术成员阐释技术方面的问题,从而赢得技术人员更多的尊重。


5、坚持标准方法论与流程


为了领导团队,项目经理必须了解,遵守并加强项目管理方法论和组织流程。项目管理协会(PMI)出版的《项目管理知识体系指南》以及组织政策都会项目更为顺利快速的进展。


项目经理也要负责保证项目团队的所有成员了解并遵守标准流程。如果每个项目经理都。用自己的方法,那么团队成员就会浪费时间和精力来学习其它项目经理的工作方法。同样,如果下属没有掌握技能,项目经理也无法信任下属提交的状况报告。没有标准的流程,项目经理就无法识别关键路径,这对为即将到来的项目阶段分配资源是非常不利的因素。


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