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「项目管理」一个项目经理的救火日常

作为一名项目经理,经常会遇到很多意想不到的情况。有些情况本不应该出现问题,可是突发情况下却出现了问题。比如,项目团队成员因突然感冒无法来上班;客户对项目设计审批后,还需要变动技术设计要求;项目使用的实验设备突然出现故障;等等很多意外的情况发生。我们把这种情况归结为“救火”问题。虽然“救火”问题不应该是经常性的问题,但是项目经理必须要有“救火”队员的素质和从容处理“救火”问题的能力。

对于项目经理来说,要处理好紧急情况,首先要具有项目经理的责任和担当。严格意义来说,项目经理对项目负责,其职责范围涉及项目合同在执行的各个阶段,包括技术设计,生产和检验,安装和调试,验收和质保等,同时并负责这些阶段中的各个环节的状态跟踪和问题处理。试想,如果各阶段中发生的问题得不到解决,必然最终影响项目的交货延迟,进而影响项目的回款,最终还影响客户的满意度。
项目经理如何实施“救火”问题解决呢?在项目管理中,出现问题是很正常的一件事情。但是项目经理在接到需要“救火”处理时,需要遵循如下一些原则和方法:
1、项目经理需要第一时间到达“救火”现场,负责协调和沟通工作,以最快的方式解决问题。
本人曾在负责的项目管理中,出现了这么一个紧急的问题,项目设备经货运公司到达现场后,因道路狭窄和司机对进门的支架估计不够,货车把整个进门的架子给顶起并变形(如下图所示)。虽然这件事与项目没有多大的关系,但是作为自己公司的送货车,因这件事被卡在这里。经过2个多小时的协商处理,最后多方达成最终处理方案,解决了此问题。
2、项目经理需要协调一切可以使用的资源来解决 “救火”问题。
任何突发事件之所以称为“救火”问题,说明这个问题具有突发性,严重性,重要性,困难性等特点。这些问题有可能是发生客户现场,有可能发生在生产中,也有可能发生在项目队员自己身上。当项目团队队员无法自己解决时,才想到请项目经理来帮助协调。当然,如果项目经理也解决不了时,项目经理需要向上司汇报,以获得支持。
比如,当工程师在偶然情况下,发现该项目的某个产品的订货在采购申请时,出现了错误,这时项目经理将会与采购团队一起,尽全力与供应商商量并换上正确的产品型号,这种情况下,有时甚至会支付额外的费用。
3、项目经理需要敢于根据问题承担相应的责任。
在项目执行过程中,任何一个环节在出现问题时,经过大家交流时,如果判断是项目经理管理的问题,项目经理必须干脆果断的做出承担属于自己部分的责任。比如,当项目为了满足客户的变更要求时,客户并不同意改变交货期时,项目团队的加班赶工出现的问题,或许是因为加班导致的,或许是由于沟通不畅通引起的。这些问题的根源都来至于项目经理的承诺,但也是团队付出的一种隐形的代价。
4、项目经理需要在处理完成“救火”问题后,总结如何处理和解决“救火”问题的整个过程,并汇报给领导和分享给项目团队。
因为“救火”问题虽然暂时解决了当前的问题,但如何避免将来团队再次出现同样的问题,项目经理需要与团队共同总结和分享“救火”过程。有的时候,在生产制造的各个不同岗位上,大家会看见很多图文并茂的历史问题警醒提示时,企业正在通过这种提示在警示:这个环节中,生产员工一定要避免这个提示的问题!
总之,作为项目负责人的项目经理,不能靠“救火”式的工作方式来工作。因为“救火”式的工作方式,一方面说明项目管理的工作还未做到位,以及项目风险控制未做不好。如果项目经理的50%以上的时间,都被“救火”问题所占有,项目经理一定不是一个合格的项目管理者。

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