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「项目管理」优秀的项目经理从不会说这三个字

任何一个项目都是复杂的综合体。而对于复杂的项目来说,项目经理觉得“没问题”,就是最大的问题。所以,优秀的项目经理从不会说这三个字:“没问题。”


因为比起问题本身,更可怕的,是对问题视而不见。


1


你也许会奇怪,项目经理怎么就不该说“没问题”?

做了项目经理,你很难再收到“单线程指令”的问题,比如,“能不能帮我把下午开会的文件复印十份?”如果是一个基础岗位的助理,评估一下自己的时间安排后,完全可以回答:“没问题。”


但项目经理面对的问题,绝不是这么简单,比如,“现有的资源能否完成客户新增的需求?”“这次项目能按时交付吗?”这时,如果项目经理简单地回复“没问题”,那无异于在给自己挖坑。

因为这两个问题都包含了多线任务和复杂的统筹,像“没问题”这样的简单回答,只会暴露两点:作为项目经理,你考虑得不够周到,轻视了可能出现的各类风险;
不够坦诚,有意隐瞒了影响项目进度的关键问题。

2


在《一页纸项目管理》中提到个例子:汤姆计划举办一次大型早餐会,他需要和酒席承办人确认,他给定的需求,会议能否实现。


于是,他问:“酒席能否在早上6点开始?”承办人不假思索地答道:“没问题。“他又问:“我们有500人参加,有没有问题?”承办人还是不假思索地回答:“没问题。”


他又问下一个问题:“每个人要配8盎司的橙汁,有没有问题?”承办人还说:“没问题。”汤姆又问:“这些橙汁必须是现榨的,有没有问题?”承办人依然说:“没问题。”


但事实上,在6点之前现榨500杯8盎司橙汁绝对是个大挑战。承办人没有对汤姆说实话。汤姆在听到这样的回答后,觉得承办人不太靠谱,必须通过进一步沟通和跟进,以确保酒席的正常举行。


那么,一个优秀的项目经理,会如何应对客户的这类问题呢?

当被问到能不能在一大早榨出500杯8盎司的新鲜橙汁时,正确做法是:拿出计算器,算出橙汁的需求量,橙子的订购量和储存量,以及在预定时间完成这些事情所需的人力、物力,再算出成本,报出价格。

这就是每一个项目经理应该做到的:实话实说,做好对客户的预期管理。

比如,如果项目某个部分滞后了,影响了项目的其他部分。实话实说的项目经理会承认问题的存在,坦然面对后果,然后想出让项目继续前进的办法,让进度滞后的部分赶上来。

3


永远不要向管理层或你的团队隐瞒关键问题。


为什么?原因有两个:没有人喜欢意外情况;当别人了解你遇到的问题时,你可以从他们提供的帮助和支持中获得意外的惊喜。


如果你的项目遇到了麻烦,你必须说出来,而不是加以掩饰。如果你有点担心,就更需要表达出来。但是,你说出问题并不意味着唱反调。


前面的例子中,如果承办人一开始就抱怨,一大早打500杯8盎司橙汁是根本不可能实现的事,这也不是实话实说,只是个单纯爱唱反调的“杠精”,不愿意去“想办法”。


如何避免成为这样的“杠精”?你需要坚守两个准则:①项目经理在回答问题时,要避免说“不,但是……”,要改成“对,而且……”;②在向上级、客户或同事坦诚所面临的困难和挑战之后,你还需要补充一个可行性强的解决方案。

可以参考这个话术:“基于项目面临的这些问题,我们可以这样做,确保项目的进展……”

4


苏珊·斯科特所著的《关键沟通》一书中提到:很多人都害怕“真实”,但我们真正应该感到害怕的,恰恰是不真实的对话。因为它对个人、企业,都有着昂贵的代价。

事实正是如此:可怕的不是问题本身,而是对问题视而不见。只有在沟通中暴露问题,才能利用团队的力量,真正有效地解决问题。

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